Cách điều chỉnh sửa chữa sổ sách kế toán hợp lý

Quá trình làm kế toán đôi lúc do áp lực quá nhiều nên sẽ khó có thể tránh không nhầm và sai sót xảy ra . Nhưng khi biết được chỗ sai sót và muốn chỉnh sửa lại thì chúng ta cũng phải thực hiện cho đúng với quy định. Để giải đáp vấn đề nan giải này cho các bạn nên hôm nay Công ty kế toán Hà Nội xin chia sẻ với các bạn cách sửa chữa sổ sách kế toán hy vọng giúp các bạn có thể áp dụng ngay thực tế.

1. Khi tìm ra sai sót trong sổ kế toán ghi bằng tay

Trong quá trình ghi sổ kế toán nhân viên kế toán không nên tẩy xóa mất dấu vết thông báo , thông tin dữ liệu ghi sai cần phải sửa thì nên dựa vào một trong những phương pháp mà chúng tôi sẽ nêu ra sau đây:
– Phương pháp cải chính :

Phương pháp này được sử dụng để đính chính những sai sót bằng cách chúng ta sẽ gạch một đường thẳng xóa bỏ đi chỗ sai nhưng vẫn phải nhìn rõ được nội dung sai. Ngay phía trên chỗ bị xóa kế toán viên ghi con số hay chữ bằng mực thường. Cuối cùng quan trọng nhất là phải có chữ ký xác nhận của kế toán trưởng hoặc người phụ trách ngay bên cạnh chỗ đã chỉnh sửa.
Phương pháp này được sử dụng trong các trường hợp sau:

• Sai sót xảy ra trong khi diễn giải và không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản
• Sai sót này không làm ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng sau khi tính toán.

– Phương pháp ghi số âm :

• Phương pháp này thường được sử dụng khi điều chỉnh những sai sót bằng cách:
  •  Sai sót được ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn. Ghi lại nội dung đúng bằng mực thường để thay thế chỗ sai

• Phương pháp này được sử dụng trong các trường hợp:
  • Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kết oán mà không thể sửa chữa  bằng phương pháp cải chính.
  • Tìm ra ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo nguồn tài chính cho cơ quan thẩm quyển. Nếu rơi vào trường hợp này thì được sửa chữa sai sót vào sổ kế toán năm phát thiện ra sai sót dựa vào phương pháp phi hồi tố, hoặc hồi tố dựa vào quy định của Chuẩn mực kế toán số 29 “thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”
  • Sai sót trong đó ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số sai sót lớn hơn con số đúng.

Lưu ý :

•  Khi sử dụng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “hóa đơn ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận.

– Phương pháp ghi bổ sung:

• Phương pháp này được sừ dụng cho các trường hợp sau :

+ Ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn sốt tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên hóa đơn. Khi sử dụng phương pháp này để sữa chữa thì phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung” để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với hóa đơn

2. Cách sửa chữa trong trường hợp dùng máy vi tính để ghi sổ kế toán

– Trong trường hợp hợp tìm kiếm được sai sót trong sổ kế toán trước khi báo cáo tài chính lên cơ quan thuế nhà nước thì kế toán viên phải sửa trực tiếp vào sổ kế toán trên máy vi tính.

– Trong trường hợp tìm được sai sót sau khi đã nộp báo cáo nguồn tài chính lên cơ quan thuế nhà nước  thì kế toán viên phải chỉnh sửa trực tiếp vào sổ kế toán năm đã tìm ra được sai sót trên máy vi tính và chú ý phải ghi chú vào dòng cuối cùng của sổ kế toán năm là “có sai sót” để dễ dàng nhận biết.

–  Đa số các trường hợp chỉnh sửa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được thực hiện bằng “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung”.

3. Khi báo cáo quyết toán năm được cơ quan có thẩm quyền duyệt.

– Một khi báo cáo quyết toán năm được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt , nếu như cơ quan có thẩm quyền yêu cầu phải chỉnh sửa lại dữ liệu trên báo cáo nguồn tài chính liên quan đến dữ liệu đã ghi trên sổ kế toán thì khi đó doanh nghiệp phải nhanh chóng chỉnh sửa lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản kế toán có liên quan dựa vào phương pháp quy định.

– Công việc chỉnh sửa  được thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm đã tìm ra sai sót và đồng thời phải ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm trước có sai sót (giả dụ tìm ra được) sai sót sau khi báo cáo nguồn tài chính năm đã nộp cơ quan nhà nước có thẩm quyền) để tiện đối chiếu, điều tra khi trình bày với cơ quan thuế .
– Trong trường hợp doanh nghiệp phải điều chỉnh hồi tố do kiếm được sai sót trọng yếu trong các năm trước dựa vào quy định của Chuẩn mực kế toán số 29 thì kế toán phải điều chỉnh số dư đầu năm trên cả 2 sổ kế toán tổng hợp và số kết toán chi tiết của các tài khoản có liên quan để phù hợp.

Nếu các bạn có bất cứ thắc nào vui lòng để lại bình luận tại phần phía dưới Công ty kế toán Hà Nội sẽ giải đáp mọi thắc mắc của các bạn.

Chúc các bạn thành công!